Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Auftraggeber ist der im jeweiligen KellnerCall-Hauptvertrag, Angebot, Bestellvorgang oder Kundenkonto bezeichnete Gastronomiebetrieb beziehungsweise dessen rechtlicher Betreiber.

Der Auftraggeber setzt KellnerCall als webbasierte SaaS-Lösung für gastronomische Betriebsabläufe ein. Soweit der Auftraggeber dabei personenbezogene Daten seiner Gäste, Beschäftigten, Ansprechpartner oder sonstiger Personen verarbeitet und die Zwecke und wesentlichen Mittel dieser Verarbeitung bestimmt, ist er Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Futurekraft Digital verarbeitet diese Daten im Rahmen der technischen Bereitstellung von KellnerCall als Auftragsverarbeiter ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers, soweit nicht eine gesetzliche Verpflichtung zu einer abweichenden Verarbeitung besteht.

Für eigene Verarbeitungszwecke von Futurekraft Digital – insbesondere Vertragsverwaltung, Abrechnung, eigene Kommunikation, Systemsicherheit, Missbrauchsschutz und Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten – bleibt Futurekraft Digital selbst Verantwortlicher.

Die Auftragsverarbeitung beginnt mit der vertraglichen Bereitstellung der betreffenden KellnerCall-Funktionen und dauert grundsätzlich bis zum Ende des Hauptvertrags beziehungsweise bis sämtliche auftragsverarbeiteten personenbezogenen Daten nach Maßgabe dieses AVV gelöscht oder zurückgegeben wurden.

• Bereitstellung, Betrieb und technische Administration des KellnerCall-Kundenkontos und der mandantenbezogenen SaaS-Funktionen.
• Verwaltung von Mitarbeitern, Rollen, Stationen, Tischen, Zuständigkeiten und operativen Servicevorgängen.
• Verarbeitung von Kellnerrufen, Zahlungswünschen, Kitchen Calls und internen Rufen.
• Bereitstellung von Gästefeedback, Bewertungen und – soweit aktiviert – Kommunikationsfunktionen.
• ClearTalk-/Übersetzungsfunktionen einschließlich Verarbeitung von Text, Sprache, Audiodateien und Transkriptionen, soweit genutzt.
• Bereitstellung von Profilbildern, Restaurant-Branding, Speisekarteninhalten und sonstigen vom Auftraggeber eingestellten Inhalten.
• Technische Sicherung, Fehleranalyse, Missbrauchsschutz, Protokollierung und Support, soweit diese Tätigkeiten auftragsbezogene Daten betreffen.

KellnerCall ist nicht für eine systematische Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO ausgelegt. Bei freien Text- oder Sprachinhalten können solche Informationen jedoch ausnahmsweise vom Auftraggeber oder dessen Nutzern eingebracht werden. Der Auftraggeber bleibt für Zulässigkeit, Rechtsgrundlage und erforderliche Schutzmaßnahmen dieser Inhalte verantwortlich.

Die dokumentierten Weisungen ergeben sich zunächst aus dem Hauptvertrag, der Konfiguration und bestimmungsgemäßen Nutzung von KellnerCall, den vom Auftraggeber vorgenommenen Einstellungen sowie ergänzenden Weisungen in Textform. Futurekraft Digital verarbeitet personenbezogene Daten nur im Rahmen dieser Weisungen. Ist Futurekraft Digital der Auffassung, dass eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstößt, wird der Auftraggeber hierauf hingewiesen und die betreffende Weisung – soweit rechtlich geboten – bis zur Klärung nicht ausgeführt.

Zusätzliche Weisungen, die über die vertraglich vereinbarte Leistung hinausgehen und erheblichen Mehraufwand verursachen, können gesondert vereinbart und vergütet werden, soweit dies datenschutzrechtlich zulässig ist.

Futurekraft Digital stellt sicher, dass zur Verarbeitung befugte Personen personenbezogene Daten vertraulich behandeln und nur in dem Umfang darauf zugreifen, der zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Zugriffe zu Support-, Wartungs- oder Sicherheitszwecken erfolgen zweckgebunden und nach dem Need-to-know-Prinzip.

Eine Verarbeitung außerhalb dokumentierter Weisungen erfolgt nur, wenn Futurekraft Digital hierzu durch Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats verpflichtet ist. Soweit gesetzlich zulässig, wird der Auftraggeber vor einer solchen Verarbeitung informiert.

Futurekraft Digital trifft unter Berücksichtigung von Art, Umfang, Umständen und Zwecken der Verarbeitung sowie der Risiken angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Die aktuell für KellnerCall vorgesehenen Maßnahmen sind in Anlage 1 beschrieben.

Die Maßnahmen können entsprechend dem Stand der Technik weiterentwickelt werden, sofern das vereinbarte Schutzniveau insgesamt nicht abgesenkt wird.

Der Auftraggeber erteilt Futurekraft Digital eine allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter einzusetzen, soweit dies für die Bereitstellung von KellnerCall erforderlich ist. Die aktuell vorgesehenen Unterauftragsverarbeiter sind in Anlage 2 aufgeführt.

Futurekraft Digital verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich zu Datenschutzpflichten, die dem nach diesem AVV geschuldeten Schutzniveau entsprechen. Beabsichtigte wesentliche Änderungen bei der Hinzuziehung oder Ersetzung von Unterauftragsverarbeitern werden dem Auftraggeber grundsätzlich vorab in Textform oder über eine dauerhaft zugängliche aktuelle Unterauftragsverarbeiter-Liste mitgeteilt. Der Auftraggeber kann aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen innerhalb einer angemessenen Frist widersprechen. Können die Parteien keine zumutbare Lösung finden, kann die hiervon betroffene Funktion beziehungsweise – falls erforderlich – das Vertragsverhältnis nach den Regelungen des Hauptvertrags beendet werden.

Soweit Unterauftragsverarbeiter oder deren technische Infrastruktur personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, stellt Futurekraft Digital sicher, dass die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt werden. Dies kann insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, verbindliche interne Datenschutzvorschriften oder andere gesetzlich anerkannte Garantien erfolgen.

Soweit erforderlich, werden ergänzende technische, organisatorische oder vertragliche Maßnahmen berücksichtigt.

Futurekraft Digital unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der verfügbaren Informationen in angemessenem Umfang bei der Erfüllung von Anfragen betroffener Personen, insbesondere zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.

Geht eine Anfrage unmittelbar bei Futurekraft Digital ein und betrifft sie Daten, für die der Auftraggeber Verantwortlicher ist, wird die Anfrage grundsätzlich an den Auftraggeber weitergeleitet, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zu einer unmittelbaren Bearbeitung besteht.

Futurekraft Digital informiert den Auftraggeber unverzüglich, nachdem eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist, soweit diese die im Auftrag verarbeiteten Daten betrifft. Die Mitteilung enthält die verfügbaren Informationen, die der Auftraggeber für seine Pflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO benötigt, soweit diese Informationen Futurekraft Digital vorliegen.

Futurekraft Digital unterstützt den Auftraggeber in angemessenem Umfang bei Untersuchung, Eindämmung und Dokumentation des Vorfalls.

Futurekraft Digital stellt dem Auftraggeber die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO erforderlich sind, und ermöglicht angemessene Kontrollen. Vorrangig können vorhandene Dokumentationen, Sicherheitsbeschreibungen und sonstige geeignete Nachweise genutzt werden. Vor-Ort-Prüfungen sind mit angemessener Vorankündigung, unter Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen sowie ohne unverhältnismäßige Beeinträchtigung des Betriebs durchzuführen.

Futurekraft Digital unterstützt den Auftraggeber – soweit die Verarbeitung dies erfordert – angemessen bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei einer gegebenenfalls erforderlichen vorherigen Konsultation einer Aufsichtsbehörde.

Nach Beendigung der vertraglichen Leistungen löscht Futurekraft Digital die im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten oder gibt sie nach Wahl des Auftraggebers in einem technisch verfügbaren, angemessenen Format zurück, soweit keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Speicherung besteht. Gesetzlich aufzubewahrende Daten werden für andere Zwecke gesperrt und nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gelöscht.

Die konkrete Löschung kann technische Nachlaufzeiten umfassen, soweit Daten in Sicherungs-, Protokoll- oder Wiederherstellungsprozessen noch vorübergehend vorhanden sind und in dieser Zeit nicht mehr produktiv genutzt werden. Soweit einzelne operative Daten durch den Auftraggeber selbst im System gelöscht werden können, bleibt dies unberührt.

Dieser AVV ergänzt den jeweiligen Hauptvertrag über KellnerCall. Bei Widersprüchen zu Datenschutzfragen gehen die Regelungen dieses AVV vor, soweit zwingendes Datenschutzrecht nichts anderes verlangt. Im Übrigen gelten die Regelungen des Hauptvertrags.

Änderungen und Ergänzungen dieses AVV sollen in Textform dokumentiert werden. Der AVV kann insbesondere im elektronischen Vertrags-/Bestellprozess, im Kundenkonto oder durch eine sonstige dokumentierte elektronische Annahme wirksam einbezogen werden.