Datenschutzerklärung

Für Daten, die wir zur Bereitstellung unserer Website, zur Kommunikation, zur Registrierung, zur Kundenverwaltung, zur Abrechnung, zur Sicherheit oder zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten verarbeiten, ist Futurekraft Digital grundsätzlich selbst Verantwortlicher.

Soweit Gastronomiebetriebe KellnerCall einsetzen und dabei Daten ihrer Gäste, Mitarbeiter oder sonstiger Personen im System verarbeiten, bestimmt grundsätzlich der jeweilige Betrieb die Zwecke dieser Verarbeitung. Soweit wir diese Daten ausschließlich nach Weisung des Kunden verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

Betroffene Personen können sich daher je nach Verarbeitung sowohl an den jeweiligen Gastronomiebetrieb als auch – insbesondere bei technischen oder auftragsbezogenen Fragen – an uns wenden.

Je nach Verarbeitung stützen wir die Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen, insbesondere bei Registrierung, Kundenkonto, Support und Bereitstellung vertraglicher Funktionen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels-, steuer- oder aufbewahrungsrechtlicher Vorgaben.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen, insbesondere an sicherem, stabilem und wirtschaftlichem Betrieb, Missbrauchsschutz, Fehleranalyse und Kommunikation.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, soweit eine Verarbeitung im Einzelfall ausdrücklich auf eine Einwilligung gestützt wird.

Für technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Speicherungen in der Endeinrichtung gilt ergänzend § 25 Abs. 2 TDDDG. Soweit ein Gastronomiebetrieb als Verantwortlicher handelt, bestimmt dieser die für seine konkrete Nutzung einschlägige Rechtsgrundlage.

Beim Aufruf unserer Website oder der KellnerCall-Anwendung werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte URL oder Datei, Referrer, Browser-/Geräteangaben, übertragene Datenmenge sowie HTTP-Status gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Auslieferung der Website, zur Stabilität und Sicherheit, zur Abwehr von Angriffen, zur technischen Fehleranalyse und zur Missbrauchsprävention. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für Hosting, Infrastruktur und technische Bereitstellung können von uns beauftragte Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister eingesetzt werden. Diese erhalten Daten nur soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist und werden – soweit rechtlich erforderlich – auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung eingebunden.

KellnerCall setzt nach aktuellem Systemstand ausschließlich technisch erforderliche beziehungsweise funktionsbezogene Speichermechanismen ein. Für die Anmeldung und geschützte Bereiche wird der Sitzungs-Cookie kr_session verwendet. Er dient der Sitzungszuordnung und Absicherung der Anwendung, ist als HTTP-only-Cookie ausgestaltet, verwendet SameSite=Lax und wird bei HTTPS-Verbindungen zusätzlich als Secure-Cookie übertragen. Die Cookie-Laufzeit ist auf die jeweilige Browser-Sitzung begrenzt.

Zusätzlich können LocalStorage und SessionStorage verwendet werden. Gespeichert werden dort ausschließlich vom Nutzer gewählte oder für die konkrete Bedienung benötigte Informationen, beispielsweise die ausgewählte Sprache, die Stationsansicht eines Service-Geräts, der zuletzt geöffnete Einstellungsbereich sowie kurzfristige UI-Zustände. ClearTalk verwendet SessionStorage außerdem für einen sitzungsbezogenen Gast-Token, damit eine Unterhaltung technisch dem richtigen Browser und Tisch zugeordnet werden kann.

Eine Sprachpräferenz wird bei aktiver Auswahl lokal im Browser gespeichert. Die automatische Erkennung der Browser-Sprache erzeugt dagegen keinen dauerhaften Sprach-Cookie. Ein früher verwendeter zusätzlicher kc_lang-Cookie wird nicht mehr benötigt. Die genannten Speicherungen werden nicht zur Bildung von Werbeprofilen oder zur websiteübergreifenden Wiedererkennung eingesetzt.

Soweit diese Speicherungen für die vom Nutzer ausdrücklich gewünschte Funktion unbedingt erforderlich sind, ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine vorherige Einwilligung erforderlich. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Kontext insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten. Beim Kontaktformular sind dies insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht. Je nach Anfrage können weitere freiwillig mitgeteilte Informationen hinzukommen.

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen.

Versand-, Zustell- und Fehlerprotokolle können gespeichert werden, soweit dies für Betrieb, Nachweis und Fehlerbehebung erforderlich ist.

Bei Registrierung und Verwaltung eines KellnerCall-Kundenkontos können insbesondere Betriebs-/Firmenname, Ansprechpartner, Anrede, Vor- und Nachname, Kontakt-E-Mail, Telefonnummer, Rechnungs-E-Mail, Anschrift, Website, Steuer- oder USt.-Angaben, Restaurant-Code, Benutzername, Kontostatus sowie Zeitpunkte der Registrierung, E-Mail-Verifizierung und Testphase verarbeitet werden. Wird der AV-Vertrag (AVV) im Registrierungsprozess elektronisch angenommen, speichern wir außerdem die verwendete AVV-Version und den Annahmezeitpunkt, damit die Vereinbarung nachvollziehbar dokumentiert werden kann.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern in Form kryptografischer Passwort-Hashes. Für E-Mail-Verifizierung und Passwort-Wiederherstellung werden zeitlich begrenzte Sicherheits-Tokens beziehungsweise deren Hashwerte verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung, Bereitstellung und Absicherung des Kundenkontos auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie – für Sicherheits- und Missbrauchsschutzmaßnahmen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Kunden können in KellnerCall Mitarbeiterkonten und betriebliche Strukturen verwalten. Dabei können insbesondere Name, Rolle, Benutzername, Telefonnummer, Service-Titel, Profilbild, Aktivstatus, Stations-/Tischzuweisungen und betriebliche Vorgänge verarbeitet werden.

Zu operativen Vorgängen können Kellnerrufe, Zahlungswünsche, Annahme-/Abschlussstatus, Zeitpunkte, zuständige Mitarbeiter, Kitchen Calls, interne Rufe, Rufpunkte sowie Zuordnungs- und Reaktionsinformationen gehören.

Soweit diese Daten durch einen Gastronomiebetrieb für dessen eigene Betriebsorganisation verarbeitet werden, ist grundsätzlich der jeweilige Betrieb datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Futurekraft Digital verarbeitet diese Daten im Rahmen der technischen Bereitstellung regelmäßig als Auftragsverarbeiter nach dokumentierter Weisung des Kunden.

Gäste können über einen QR-Code eine Gastseite aufrufen. Dabei werden technische Verbindungsdaten sowie die für Tisch und Betrieb erforderlichen Kennungen verarbeitet. Wenn ein Gast einen Kellnerruf oder Zahlungswunsch auslöst, werden insbesondere Betrieb, Tisch, Art des Vorgangs, Zeitpunkt und Status verarbeitet; bei Zahlungswünschen können zusätzlich Angaben wie gemeinsam/getrennt oder Bar-/Kartenzahlung verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient der vom Gast ausdrücklich angeforderten Serviceleistung. Verantwortlicher für den konkreten Restaurantvorgang ist regelmäßig der jeweilige Gastronomiebetrieb; Futurekraft Digital stellt die technische Plattform bereit.

Wenn ein Betrieb die interne Bewertungsfunktion aktiviert, können Bewertung, Freitext, Tisch, Zeitpunkt und der zum Vorgang gespeicherte zuständige Mitarbeiter verarbeitet werden. Gäste können – je nach Formular – zusätzlich freiwillig Namen und Kontaktangaben hinterlassen.

Die Daten werden zur Entgegennahme und Bearbeitung des Feedbacks verarbeitet. Verantwortlicher ist regelmäßig der jeweilige Gastronomiebetrieb; Futurekraft Digital verarbeitet die Daten im Rahmen der technischen Bereitstellung als Auftragsverarbeiter.

Externe Bewertungsplattformen, die ein Betrieb gegebenenfalls verlinkt, sind eigenständige Dienste. Für deren Datenverarbeitung gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

Mit ClearTalk können Gäste und Servicepersonal Texte oder Sprachnachrichten für die mehrsprachige Kommunikation verwenden. Dabei können Sitzungs-/Tischkennung, Sprache, Nachrichtentext, Übersetzung, Zeitpunkte und bei Audiofunktionen die Audiodatei, MIME-/Dateiinformationen sowie ein daraus erzeugtes Transkript verarbeitet werden. Übersetzungen können außerdem technisch zwischengespeichert werden.

Für KI-gestützte Übersetzung und Sprachtranskription wird die Gemini API von Google eingesetzt. Dafür werden die zur jeweiligen Funktion erforderlichen Texte beziehungsweise Audiodaten an Google übertragen und dort verarbeitet.

Nach den aktuellen Gemini-API-Bedingungen verwendet Google bei kostenpflichtigen Diensten Prompts und Antworten nicht zur Verbesserung seiner Produkte. Google kann Ein- und Ausgaben für einen begrenzten Zeitraum insbesondere zur Missbrauchs- und Sicherheitskontrolle sowie aufgrund rechtlicher Verpflichtungen protokollieren. Daten können dabei vorübergehend in Ländern verarbeitet werden, in denen Google oder eingesetzte Dienstleister Einrichtungen unterhalten.

Weitere Informationen: Gemini API – Zusatzbedingungen und Datenschutzerklärung von Google.

Soweit ein Gastronomiebetrieb die optionale WhatsApp-Benachrichtigung aktiviert, können Telefonnummer des Empfängers, Nachrichteninhalt und technisch erforderliche Versandinformationen an Twilio Inc. und von Twilio eingesetzte Unterauftragnehmer übermittelt werden.

Twilio beschreibt in seinem Data Protection Addendum mehrere Mechanismen für internationale Datenübermittlungen, darunter das EU-US Data Privacy Framework, Binding Corporate Rules und – soweit erforderlich – EU-Standardvertragsklauseln.

Weitere Informationen: Twilio Data Protection Addendum und Twilio Privacy Notice.

Die Funktion wird nur genutzt, wenn sie für den jeweiligen Betrieb aktiviert und organisatorisch eingerichtet ist.

Rechtsgrundlage für diese technischen Einbindungen ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an einer funktionsfähigen, einheitlichen und performanten Bereitstellung. Soweit künftig einwilligungspflichtige externe Dienste eingesetzt werden, werden diese erst nach entsprechender Einwilligung aktiviert.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Danach werden Daten gelöscht oder – soweit eine Löschung rechtlich oder technisch vorübergehend nicht möglich ist – für andere Zwecke gesperrt.

• Kontakt- und Supportdaten werden grundsätzlich bis zur abschließenden Bearbeitung und anschließend nur so lange gespeichert, wie dies für Nachweis-, Vertrags- oder gesetzliche Aufbewahrungszwecke erforderlich ist.
• Kunden-, Vertrags- und Abrechnungsdaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses und anschließend im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.
• Sicherheits- und technische Protokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Systemsicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsschutz erforderlich ist.
• Daten, die wir als Auftragsverarbeiter für Gastronomiebetriebe verarbeiten, werden nach den Weisungen, Löschvorgaben und Vertragsregelungen des jeweiligen Kunden verarbeitet und nach Vertragsende gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Speicherung besteht.

Soweit für einzelne operative Datenarten im System keine gesonderte feste Löschfrist konfiguriert ist, richtet sich die Speicherdauer nach dem Zweck, der aktiven Nutzung durch den Kunden, dessen Löschweisung und den einschlägigen gesetzlichen Pflichten.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff und sonstiger unzulässiger Verarbeitung zu schützen. Dazu gehören unter anderem Zugriffs- und Rollensteuerung, sichere Sitzungen, Passwort-Hashing, Missbrauchsschutz und technische Härtungsmaßnahmen.

Empfänger personenbezogener Daten sind nur diejenigen internen Stellen und externen Dienstleister, die die Daten zur jeweiligen Aufgabenerfüllung benötigen. Dazu können insbesondere Hosting-/Infrastruktur-, E-Mail-, Kommunikations-, KI- und CDN-Dienstleister gehören.

Bei Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums achten wir darauf, dass die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO eingehalten werden, etwa durch einen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über verarbeitete personenbezogene Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit, soweit die Voraussetzungen vorliegen (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter service@kellnercall.de kontaktieren. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die ein Gastronomiebetrieb als Verantwortlicher in KellnerCall verarbeitet, kann es erforderlich sein, die Anfrage an den betreffenden Betrieb weiterzuleiten oder gemeinsam mit diesem zu bearbeiten.

Sie haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Sie können sich auch an eine andere nach Art. 77 DSGVO zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Wir setzen im Rahmen der hier beschriebenen Funktionen keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO ein. KI-Funktionen wie Übersetzung oder Transkription dienen der technischen Unterstützung der Kommunikation und treffen keine rechtlich verbindlichen Entscheidungen über betroffene Personen.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister, rechtliche Anforderungen oder tatsächliche Verarbeitungsvorgänge ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand dieser Fassung: 02. September 2026.